２月定例月議会代表月議会において、私は、令和５年度は、令和６年５月の新庁舎完成を見据え、行政機能としての市民サービスの充実強化への取組み、様々な行政運営上の課題解決に努める重要な年度であると述べましたが、石垣市長からは、「書かない窓口」の運用開始やファイリングシステムの確立、会議録システムの導入検討等執務環境の効率化を目指し、社会構造の変化等に対応しうる行政運営、計画的で持続可能な財政運営を推進する旨のご答弁がありました。
この質疑を踏まえ、以下の事項について伺う。
（1）書かない窓口への取り組み状況について
【質問】
行政運営において社会構造の変化等への対応として取り組まれるとした、２月スタートの「書かない窓口へ」の取り組み状況、４月スタートの証明書等のコンビニ交付や郵送交付の取り組み状況について、どの様な実施状況となっているのか、現時点における評価、並びに、今後の目指すべき目標・完成形のイメージについて伺います。
【市長答弁】
書かない窓口への取り組み状況と今後のイメージについて
・窓口支援システムの稼働に伴う利用率については、年度当初の繁忙期は、書かせない事より、待たせない事を優先したこともあり、５割程度の利用であったが、現在は増加傾向にある。
・証明書交付サービスについては、４月の運用開始から現在まで約200件、率にして５％の利用あった。その内、夜間・休日帯の利用が55％を占めており、令和３年度の全自治体における平均が、10％程度であることを考慮すると、 住民の利便性向上に寄与しているものと捉えている。 ・こうした状況を踏まえ、現在、更なる運用の見直しや窓口の拡充、証明書交付サービスの周知など、新庁舎での業務スタートに向けた、課題の洗い出しや精査を行っている。
・今後も、デジタルでもアナログにおいても、市民の負担を軽減し、窓口業務に関わる市民対応の充実、 サービスの向上といった姿勢を崩すことなく取り組む。
【再質問１】
２月からスタートした書かない窓口についての利用状況は、年度末、年度当初の窓口繁忙期ということで、待たせない事を優先したことで、半分程度の利用助教というご答弁でしたが、根室市で、現状、利用可能な「書かない窓口サービス」について、具体的に説明いただきたい。
【再質問１答弁】
現在、４つのサービスを提供しているところであり、具体的には
①マイナンバーカードを利用して、全国のコンビニエンスストア等の多機能端末機で、「住民票の写し」や「所得証明書」等を取得できる『コンビニ交付』
②個人のスマホ等から、郵送による証明書等の交付申請及び手数料の支払いを行うことができる『オンライン郵送申請』
➂個人のスマホ等から、証明書等の交付申請に必要な情報を予め入力し、本人が来庁した際、庁舎に設置した端末機から申請書を印刷することができる『事前申請』
④窓口にて「マイナンバー」や「運転免許証」などの身分証明書の情報を読み込み、その他の情報は本人から聞き取りを行った上で申請書や届け出書の作成を簡略化する『異動受付・申請書作成システム』
【再質問２】
市が進めている「書かない窓口」は、私がイメージした北見市の「書かない窓口」とは、全くレベルの違うと感じましたが、石垣市長としては、北見市の「書かないワンストップ窓口」の取り組みをどの様に捉えておられるのか、現在、根室市が進めている取り組みは、北見市の様なワンストップサービスになり得るものなのか、目指している市民サービス向上の目標・方向性について、お話いただきたい。
【再質問２答弁】
・北見市の取り組みについては、私も以前、北海道市長会の視察で実際に北見市役所を訪問し、担当者から直接説明を受け、その先駆的な考え方や取り組みについて、勉強させていただいた。
・根室市として「書かない窓口」について検討を進めるにあたっては、この北見市の取り組みを参考にすべく、担当職員を北見市へ派遣し、より具体的な内容について視察をさせていただくなど、北見市の良い部分は積極的に取り入れながら、根室市らしい、より良い窓口となるよう取り組んできた。
・北見市の窓口では、職員が代行して申請書を作成する仕組みであるのに対し、根室市では「マイナンバーカード」等から情報を読み取った上で、その他の必要情報は本人から聞き取って申請書を作成する仕組みである。
・いずれも申請書等の作成に係る記入の手間を軽減することで、市民サービスの向上に繋げていくものである。
・また、窓口のサービスの更なる機能向上のため、新庁舎においては窓口業務を担 う関連部署を１階のフロアに集約し、移動距離を極力短くする。これらの物理的な機能を併せることで、この度導入した「書かない窓口」の効果が最大限図られるものと考えている。
・「書かない窓口」としての取り組みはスタートしたばかりであり、引き続き、行政手続きの簡略化など、更なる窓口における市民サービスの向上に向けて取り組んでいく。
【意見等として】
北見市の窓口業務改革は１０年以上の年月をかけた取り組みです。
目指したのは「窓口サービスの向上」と「業務の効率化」の両方を叶える取り組み。
大切なのはバックヤードの業務改革、より良い姿の窓口を考え抜くことであり、システム
を入れるだけなく、仕事の中身手順を徹底的に分析し、そのシステム化に取り組み、市民にとって、便利さと優しさを提供する「書かない窓口」です。
「所の窓口業務は変えられる、デジタルは業務改革の先にある」北見市の取り組み紹介の映像の最後の言葉です。
是非、根室市としても、デジタルを活用して、市民サービスの更なる向上に努めていただきたいと思いますし、窓口業務の改善・改革のための全庁的な組織を立ち上げて、取り組んでいただきたい。
（2）文書管理システムの取り組み状況について
【質問】
２月定例月議会の当初予算審査の質疑の中で、明らかになったわけですが、現状、市が進めている文書管理・ファイリングシステムは、電子媒体によるデータ管理ではなく、共通のファイルを活用した文書管理方法の見直しでした。
電子帳簿保存も求めあれる現状において、市の取組みのスピード感に多少疑問を感じておりますが、改めて、現状進めておられる文書管理システム（ファイリングシステム）がどの様な効果を求めた取組みなのか、また、今後の行政情報のデジタル化への取り組みに対するお考えについて、市長の見解を伺います。
【市長答弁】
文書管理システムについて
・新庁舎の建設にあたり、現庁舎の課題であった十分な通路幅や待合スペースを確保しつつ、コンパクトな庁舎を目指方針から、不要な文書や備品等の削減に取り組んでいる。
・その手法の一つとして、今回、導入を進めているファイリングシステムは、新庁舎を建設した道内の複数の自治体においても導入実績があり、その評価として、文書保管スペースの圧縮が図られ、余剰スペースを他に転用できるなどの財政的なメリットとともに、執務環境の向上、更には、職員の事務改善に大きな効果があったと伺っている。（期待する効果）
・今後も、ファイリングシステムの早期の確立を図り、庁内における統一した文書管理方法を構築するとともに、将来的に導入を目指す電子決裁システムといった行政事務のデジタル化に向けた取り組みについても検討を進める。
【再質問】
ファイリングシステムという言葉から、勝手に、デジタル化するもの思っており、壇上でものべましたとおり、当初予算審査の段階で、今回のシステムがご答弁いただいた文書管理スペースの圧縮、文書管理に関する職員の事務改善への取り組みあることは解りました。
電子決済システムを含めた文書管理のデジタル化への取り組みは、次のステップにはるものと思いますが、現状で構いませんが、行政文書のデジタル保存の取り組みは、どの様な状況になっているのか、その活用状況を含めて、説明いただきたい。
【再質問答弁】
行政文書のデジタル化について
・毎月発行している「広報紙」は現在、電子書籍の形式で保存し、 ホームページなどを通じて、いつでも見ることができる環境となっている。
・行政資料である「議案」や「予算書」、「決算書」などについても電子ファイルとして保存し、職員のみではありますが、庁内共通のシステム上で閲覧することが可能 となっている。
・庁内における通知や連絡等については、基本的に「電子メール」や「電子掲示板」を活用することによって、行政文書のペーパーレス化を進めている。
・行政文書のデジタル化を実現するためには、文書の保存・管理に関する庁内統一 的なルールの構築が必要であると認識しており、まずは、現在、導入に向けて取り組んでいる「ファイリングシステム」を構築することにより文書の保存・管理方法を確立し、文書のデジタル化に向けた環境を整備を進める。
【意見等として】
現在進めている「ファイリングシステム」が文書のデジタル化推進の前提として重要な取り組みであることは理解しましたし、現状でも、議案、予算書、決算書等議会関連の行政文書が既に電子化されていることも解りました。
議会としてのデジタル化推進には、行政情報の電子化が前提と考えておりましたが、現況をお聞きして可能性を感じておりますので、市の取り組み状況・内容、更には、今後のデジタル化について情報共有をお願いしたいと思います。
（3）ローカル５Gに対する考え方について
【質問】
ローカル５Gに対する考え方について伺います。2020年春、次世代モバイル通信「5G」の商用サービスが開始され、企業や自治体が専用の5G環境を構築・運用できる「ローカル5G」の普及が期待されています。
ローカル5Gは、企業や自治体などが専用の5G環境を構築・運用できるネットワークで、電波の干渉がないことから通信の安定性が高く、広範囲をカバーすることができ、また、高速通信が可能になります。更には、SIM認証によって接続端末を制限することもできるため、セキュリティを高めることも可能と言われています。
新庁舎の機能としてこのローカル5G検討が必要と考えますが、現状どの様な認識をもたれているか、検討状況も含め、市長の見解を伺います。
【答弁】
・行政事務への利用等、新庁舎の機能 としてのローカル５Ｇへの認識について
・道内でも複数の自治体が、スマート農業や公共交通の自動運転など、地域課題解決、地方格差解消のため、ローカル５Ｇの導入に取り組んでいることは承知 している。
・一方で、ローカル５Ｇの導入費用は、基地局一基当たり三千万円程度と、大変高額なものであると認識しており、新庁舎の建設に当たっては、業務に必要な回線速度等の費用対効果を検討した結果、既存の技術である認証装置を利用しセキュリティを確保した行政事務ネットワークの無線化、また、パブリック５Ｇを利用した、防災監視カメラの導入を検討している。
・今後、事業者より定額利用制のサービス等も提供されるなど、より導入しやすい環境が整ってくるものと考えており、継続して情報収集に務めるとともに、ローカル５Ｇの特徴を生かせるサービスについても調査・研究を進める。
【意見等として】
今回、取り上げましたのは、令和３年度だったと思いますが、ローカル５Gに関する総務省の考え方等のレクチャーを受けるなど、総務省と管内首長との意見交換会が行われた経緯があったからです。
新庁舎建設という、絶好のタイミグでもあり、補助制度の活用などもあり得ると考えておりましたので、その確認をこめ、質問しました。
高額な費用がかかることから、導入検討を見送ったという、市長の判断を否定するものではありませんが、ローカル５Gのメリットを考えますと、防災庁舎の機能として、また、スマート・オフィス構築を目指して、庁舎内、庁舎敷地内で独自の５Gネットワークの構築は有効な手段であり、財源対策として補助金の活用も含め、導入は可能だったものと考えます。
※ローカル5のメリット
・携帯事業者によるエリア展開が遅れている地域において先行構築が可能
・使用用途に応じた必要な機能を柔軟に設定することが可能
・他の場所の通信障害や災害などの影響を受けにくい
・更には、Wi-Fiと比較してい安定的な利用が可能 等
【再質問】
ローカル５Ｇの特徴を生かせるサービスについて調査・研究を進めるとのご答弁ですが、デジタル人材の育成や民間事業者や情報系大学との連携等、検討組織の構築等も含め、積極的に取り組んでいただきたいと思いますが、改め、市長のお考えを伺います。
【再質問答弁】
・ローカル５Ｇの導入にあたっては、現状では多額の費用が必要な状況でありますが、今後は事業者より定額利用性のサービス等が提供されることも想定されていることから、より導入しやすい環境が整ってくるものと考えている。
・ローカル５Ｇのインフラを整備することが目的ではなく、住民サービスの向上、行政サービスの高度化のために、どのように使うのかが最も重要であると考えておりますので、今後も引き続き情報収集に努めるとともに、人材の育成や検討体制のあり方を含め、調査・研究を進めたい。
（4）根室市のICT戦略とDX推進体制について
【質問】
この質問の終わりに、根室市のICT戦略とDX推進体制について
３点ほど具体的な取り組みの状況について確認させていただきましたが、冒頭述べました通り、新庁舎の完成を見据え、様々、行政課題の解決、イノベーションへの取組みを行うべきであり、そのツールとしてICT技術を活用する、市としての、具体的な目標設定・それを推進する組織体制の整備が必要と考えます。
書かない窓口、ファイリングシステム、LINEや各種SNSを活用した情報発信、更には、AIの活用、最近話題のチェットGPT等々時代の変化を読み取り、その技術を活かし、市民サービスの充実・向上、行政事務処理の効率化・高度化への取り組みが重要と考えますが、市としてのICT戦略、デジタル技術を活用した変革への取組み、その推進のための体制の在り方について、市長の見解を伺います。
【市長答弁】 ＩＣＴ戦略とＤＸへの取り 組み、推進体制について
・根室市では、「市民みんなが主役となってＩＣＴを活用したまちづくりを推進する」とした、根室市地域情報化計画の基本理念のもと、情報管理課が庁内の連絡・調整を担いつつ、関係各課において、行政のデジタル化に取り組んでいる。
・自治体ＤＸについては、「ＤＸ推進本部」・「ＤＸ推進チーム」のもと、全庁的・横断的な体制により、関係各課も交え推し進めている。
・今後、ＩＴ版２０２５年問題等を含め、デジタル化に伴うニーズが加速度的に変化することが予想されており、その対応が必要。
・市民サービスの向上、行政事務の効率化を図るため、ＩＣＴ技術の活用や自治体ＤＸへの取り組みは、ますます重要になると考えており、これまで以上に柔軟な組織の見直しに加え、庁内関係部署との更なる連携を図り、的確に対応する。
【意見等として】
自治体DX推進に関しては、令和２年度に国から、自治体の取り組むべき事項や国の支援策等が示されていますし、昨年秋には、改定もされています。
自治体には、組織体制の整備、デジタル人材の確保・育成、更には、スケジュール策定等計画的な取り組みが求められおり、国から示された自治体DX推進手順書を基に、根室市として計画作りが必要と考えます。
ご答弁のあった「第３次根室市地域情報化計画」がベースになるもと考えますが、計画推進にPDCAサイクルを取り入れ、運用体制と情報共有の充実、更には、国の推進計画・手順書と照らし合わせて、より具体的な根室市独自にDX推進手順書等の準備も必要と考えます。
全庁を横断的にカバーするＩＣＴ推進体制・組織的な取り組みが、組織全体における共通認識・機運の醸成、目標設定、その実現に向けた組織体制の整備等がをご検討いただき、根室市のＤＸ推進に努めていただきたい。
